【入場制限システム】混雑・行列を緩和！予約～入場までを一元管理

まだまだ猛威を振るうコロナウイルス。
一刻も早い復興が望まれますが、モバイルプロモーションの活用や、非接触・オンラインで出来るイベントなど、コロナ禍でも安心・安全に取り組める施策が日々生まれています。

そこで今回ご紹介するのが施設や店舗などで利用できる「入場制限システム」。
この記事をご覧になっている方の中には、既に利用経験がある方もいらっしゃると思います。

今回はその注目度の高い「入場制限システム」とはどんなシステムなのか、メリットや実際の事例なども合わせてご紹介致します。

★館内の混雑・入場時の行列などを緩和！時間制来館者システムで抽選予約受付を行い、時間ごとに入場制限！

■目次
・入場制限システムって？
・入場制限システムのメリット
・システム利用例
・導入事例
　-こまきこども未来館入場予約
　-しまね海洋館「シロイルカパフォーマンス入場予約」
　-長浜市民プール入場予約
・最後に

入場制限システムって？

期間限定の特別展示会、美術館・博物館などの文化施設で起こりやすい開館前の行列・混雑を防ぐため、専用サイトから入館希望者があらかじめ希望する日時を入力して事前受付を行い、施設側が許可(当選)した日時に入館・入場できるシステムです。なお、受付方法は「先着受付」「抽選受付」を選ぶことができます。

大型イベントから特定の曜日・時間帯だけ混雑が予想されるような店舗など、様々なシーン・規模感で利用が可能です。

イベント会場
学校や企業の説明会、展示会、講習会・セミナーの参加、商品の発表会の入場など
文化施設
水族館や動物園、美術館などの入場、混雑が予想される時期のライブショーへの入場など
レジャー施設
遊園地の入園、期間限定イベントショーへの入場、キャラクターグリーディング・アトラクションの予約など
店舗
期間限定ショップの入店、限定商品の購入受付、週末のみ混雑するショップの入場制限など

予約の流れ

まずはイベントの公式サイトやSNSなどから専用サイトへアクセス。
メールアドレス、または電話番号と自身で決めたパスワードの登録をし、会員登録を行います。

会員登録後、日付一覧画面から入場を希望する日付を選択します。合わせて、入場(入館)予定の人数と時間帯を設定し申し込みを済ませます。
「先着受付」の場合はこれで受付は完了。当日は受付時に登録したアドレス宛に送られるURLまたはマイページから入場画面を表示し、現場スタッフの確認・消し込み後に入場が可能になります。

「抽選受付」の場合、希望する日時・人数・時間帯を選択して申込みをし、後日抽選が行われ、当選者にのみ入場用の画面が発行されます。

入場制限システムで出来ること

さて、「入場制限システム」を使ってどんな風に予約から入場まで済ませることが出来るのか分かったところで、次は運用面で出来ること・主な機能の一部をご紹介致します。

入場制限したい日時の設定
土日だけ・午前中だけ、あるいは夜19時以降だけ制限したいなど、あらかじめ混雑が予想される日や時間帯の制限をかけることが可能です。

時間帯ごとの入場受入・上限人数設定
1時間おきの時間帯ごとに10時は40人、12時は30人などの時間帯別に入場の上限人数を設定することが出来ます。

予約応募数及び当選者数情報
予約・応募された人数と当選した人数の状況を管理画面からリアルタイムに確認することができます。

入場整理番号の発行
入場画面には整理番号が記載されるので、番号順での入場が可能になります。

予約応募締め切り日時の変更
予想以上に応募者が多数集まった場合や、イベントなどの内容によって応募期間の締め切りを延期することも短縮することも可能です。

抽選日時の設定
早期に締め切りを行わなければならない場合や、抽選を期間ごとに分ける場合など、任意の日時に主催側で抽選が可能です。当選結果はメールで配信します。

キャンセル受付時間の変更
コロナ禍や天候による状況を鑑みて、キャンセルの受付時間を前日や入場の30分前までなどに設定し、当日入場の枠を空けたり、繰り上げ当選などを行うことも出来ます。

連続当選の回避
同じメールアドレスからは応募できない設定にすることも、時間や期間をずらして再度応募や、予約枠に空きがある場合にのみ受付できるなどの設定にすることも可能です。

導入のメリット

次に、この入場制限システムの施設側・お客様側の2つの視点で見たメリットをご紹介します。

施設側のメリット

限定の特別企画展などで来館希望者が殺到したり、行列・三密になることを防げる
駐車場の混雑で近隣住民への迷惑や違法駐車などを回避することができる
事前に来店人数の把握が可能だから、人員配置が容易
抽選式で入場者を選ぶ場合、同じユーザーのみが入場することがなく、幅広いユーザーに入場してもらえる
スマートフォン上で予約・入場許可画面を表示
当選通知メールは自動配信
管理画面上で集計表示、データダウンロード可

お客様側のメリット

自宅からいつでもモバイルで予約・入館可能時間が確認できる
入場整理券をもらうために開店時間に並ぶ必要がない
小さい子を連れて行かざるを得ない時も、待ち時間が短い
先着・抽選いずれもデジタルで受付されるため、公平感がある

コロナ禍で注目度が高まったこの「入場制限システム」ですが、非接触且つ三密を防げる以外にも、非常に多くのメリットが存在しています。
利用するお客様にとっても、行列に並び続けること無く、空いた時間を有意義に使えるのでストレスなく入場することが出来ます。

システム利用例

時間帯を区切って入場

普段は厳密な入館制限をするほどの人数ではないが、期間限定で特別企画展を開催する際や、イルカショーなどライブショーだけを時間帯などで制限したい場合

申込みの際は大まかな時間帯のみ選択し、当選すると詳細な入場時間が決定します。大きな時間枠の中で自動的に割り振るため、効率良く空席を埋めることができます。
入場の際、混雑を避けるために時間帯を区切ることで、入場する人数を分散させることができます。

日ごとに入場制限

テーマパークなど長時間滞在されるお客様が多い場所で、１日に入場できる上限数を決定して日ごとの入場制限としたい場合

入場したい日程・人数を選択し、予約を申し込みます。
イベントの開催により混雑が予想される日や、点検などによるアトラクションの稼働状況などに応じて、日ごとの入場者上限数を施設側で個別に設定することが可能です。

抽選制＋先着制の併用

先着順だと受付開始時間にアクセスが集中し、サイトが表示されづらくなるので抽選式にしたいが、日によっては定員に達しない可能性も。できるだけ多く予約を受け付けつつ、当日予約もできるようにしたい場合

「直前予約を表示」ボタンをタップすると、抽選申込期間が終了した日付一覧「直前予約」画面に切り替わり、予約枠に空きがある日付で先着順の予約受付ができます。
予約が埋まらなかった場合のみ適用が出来るため、無駄なく入場予約を受け付けることができ、アクセス集中のリスクや混雑状況が読めない場合に効果的です。

導入事例

では、実際に導入された事例を見ていきましょう。

愛知県小牧市
「こまきこども未来館入場予約システム」
2021年10月14日（木）～

スマートフォンやタブレット端末にて専用QRコードを読み取って予約サイトにアクセスし、希望日時と来場者情報を入力いただくことで申し込みが可能です。
申込数が定員より多い場合は抽選となり、予約した日時の７日前に抽選結果が同サイトにて発表。申込数が少ない場合は、抽選を行わず入場時間1時間前まで先着順で受付が行われます。
別日の再申し込みや、予約のキャンセルを行う場合もスマートフォン上からすぐに手続きが可能です。

しまね海洋館アクアス
「シロイルカパフォーマンス入場予約」
2021年8月1日（日）～8月15日（日）

大人気のシロイルカパフォーマンスを対象に事前入場予約を実施しました。
入場予約は、スマートフォンから専用のQRコードを読取り専用サイトにアクセス後、メールアドレス・パスワードにて新規ユーザー登録をし、希望日時を選択して、申込みとなります。
申込数が定員より多い場合は抽選となり、直近日の定員に余裕がある場合は、一定の期間先着順で申込受付が可能です。
予約した日時の当選結果については、対象日７日前に、登録したメールアドレス宛に配信される案内メールにて確認することができます。

滋賀県長浜市
「市民プール入場予約」
2021年7月28日（火）～2021年8月23日（日）

長浜市内在住の方限定で、各時間30名様（1組最大6名）を上限とした入場規制を行ったプールの営業を実施しました。
申し込みは、利用希望日の3日前午後14時までの受付で、完全予約制となり、上限人数を超えた申込数になった場合、システム側の自動抽選で入場者が抽出され、抽選の結果が自動で申込者に配信されます。
当選後のキャンセルは、期間内であれば特設サイト内で行うことができ、再度申し込みも可能。抽選締切後で申込数に空きがある場合、希望日前日の17時までであれば先着順で申し込みを受け付けできます。
当選後一定期間連続した当選とならないようにシステム側で制御されるため、平等にご利用いただけます。